Cài đặt Outlook phiên bản mới cho Gmail hoặc email sử dụng dịch vụ của Google đơn giản cho người mới bắt đầu

- Bài viết được thực hiện trên hệ điều hành Windows 10. Bạn có thể thực hiện thao tác tương tự trên các máy tính chạy hệ điều hành Windows phiên bản khác hoặc macOS.

- Bài viết áp dụng với các phiên bản Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, Outlook cho Mac, và Outlook Office 365.

Lưu ý đặt biệt: Có 2 cách cấu hình email trên Outlook đó là cấu hình email POP và cấu hình email IMAP.

+ Cấu hình POP. 

- Ưu điểm là có thể di chuyển file data email đến bất kỳ ỗ đĩa mong muốn nào. File data email có đuôi .pst (có dạng tên_email@ten_mien.pst) được lưu mặc định trong ổ đĩa C tại đường dẫn: C:\Users\Tên_máy_tính\Documents\Outlook Files.

- Nhược điểm là kém bảo mật hơn so với IMAP. Đây là cách dành cho những người am hiểu kỹ thuật.

Lời khuyên: Nên sử dụng cấu hình kiểu POP.

Sau đây là chi tiết cấu hình email kiểu POP và IMAP:

Trước khi tiến hành cấu hình Outlook, bạn phải vào cài đặt email để bật POP hoặc IMAP.

Để cài đặt Gmail hoặc email sử dụng dịch vụ email của Gmail vào ứng dụng Outlook, bạn phải vào email và bật chế độ POP và IMAP. Điều này mục đích cho phép các ứng dụng như Outlook có thể truy cập để gửi và nhận email.

Bạn mở ứng dụng Outlook lên. Nhập địa chỉ email và mở tùy chọn nâng cao và tích chọn "Let me set up my account manually"

Ở giao diện hiện ra tiếp theo, bạn chọn kiểu cấu hình email POP.

Giao diện hiện ra tiếp theo, bạn nhập mật khẩu của email đó.

Chờ ít giây, giao diện tiếp theo hiện ra thông báo là bạn đã cấu hình thành công.

Bạn nhấn Done để kết thúc việc cấu hình. Giao diện hiện ra như sau:

Đến đây, bạn hoàn toàn có thể sử dụng được Outlook. Nhưng file data email .pst hiện đang được lưu mặc định trong ỗ đĩa C. Ta nên di chuyển nó đến ỗ đĩa khác để tránh bị đầy ổ C.

Tại đây, bạn có thể chủ động kích hoạt Oulook lấy tất cả email về bằng cách vào tab Send/Recieve và chọn Send/Recive All Folders. Và kiên nhẫn chờ Outlook tải tất cả email về. Quá trình này có thể nhanh hay chậm tùy thuộc vào số lượng email cũ của bạn.

Sau khi Outlook tải tất cả email về, ta tiến hành di chuyển file data email .pst đến thư mục khác.

Sau đây là hướng dẫn di chuyển file data email .pst đến thư mục khác.

Vào File rồi chọn Account Setting.

Giao diện hiện ra tiếp theo, bạn chọn Tab Email. Bạn sẽ thấy tên email được cấu hình kiểu POP và đường dẫn lưu file data email .pst mặc định của Outlook. 

Tại đây, bạn có thể thực hiện Change Folder và tạo file .pst ở một vị trí mong muốn khác cũng được. Nhưng những email đã được tải về trước đó có thể không được tải về ở file data email .pst mới. Nó dẫn đến tình trạng bạn bị sót email cũ.

Bạn có thể vào tab Data File, rồi chọn Open File Location. Sau đó, bạn Tắt hẳn Outlook đi, để trong quá trình copy/di chuyển file data email .pst đi thì nó không bị chặn bởi Outlook.

Giả sử  bạn copy file data email .pst đến thư mục khác (ví dụ ổ đĩa D chẳng hạn).

Sau đó, bạn mở Oulook lên. Vào lại File, chọn Account Setting. Chọn tiếp tab Data File, và chọn Add

Bạn trỏ đến đường dẫn mới đã lưu file data email .pst trước đó. Nhấn chọn và OK.

Trở lại giao diện Account Setting, bạn sẽ thấy xuất hiện 2 file data email .pst ở 2 nơi lưu khác nhau. Bạn Set default file data email ở địa chỉ mới thành file mặc định để lưu email sau này nhé.

Sau đó, bạn trở lại tab Email kế bên, chọn Change Folder và trỏ đến file data email .pst ở địa chỉ lưu mới.

Trỏ đến nơi lưu mới của file data email .pst. Chọn file và nhấn OK.

Tiếp tục nhấn OK để trở về giao diện Account Setting.

Sau đó, bạn tiến hành xóa hẳn file data emal .pst ở địa chỉ lưu mặc định: C:\Users\LaptopH2\Documents\Outlook Files. Để xóa được thì bạn phải Tắt hẳn Outlook đi, để nó không còn ngăn bạn xóa file đó. Có thể vào hẳn đường dẫn trên để xóa hoặc trở lại giao diện Account Setting rồi Remove,

Đến đây, bạn thực hiện thêm một thao tác nhỏ Bỏ chọn tùy chọn xóa email sau 14 ngày. Điều ngày ngăn chặn Outlook xóa các email trên hộp thư email online sau 14 ngày kể từ ngày tải chúng về máy tính. Hiểu nôm na là sau khi Outlook tải email trong tài khoản email của ta về máy tính thì nó sẽ xóa các email đó sau 14 ngày. Ta bỏ chọn để ngăn điều này xảy ra. Tức ta muốn tất cả email trong tài khoản email của ta được giữ nguyên.

Xong. Đến đây xem như bạn đã hoàn thành việc cài đặt email trên Outlook kiểu POP và di chuyển file data email .pst đến nơi ổ đĩa mà bạn mong muốn.

Chia sẻ thêm cách xem các thông số đã được Outook cấu hình tự động kiểu POP cho các bạn kỹ thuật muốn tìm hiểu sâu.

Lưu ý: Outlook cho phép ta có thể cấu hình nhiều email để sử dụng cùng lúc. Các bạn có thề vào File chọn Add Account và cấu hình thêm email khác. Các bạn tự tìm hiểu nhé!

Làm giống mục số 1. của kiểu POP để bật IMAP.

Bạn mở ứng dụng Outlook lên. Nhập địa chỉ email và mở tùy chọn nâng cao và tích chọn "Let me set up my account manually".

Giao diện hiện ra tiếp theo,bạn chọn biểu tượng Google hoặc IMAP cũng được. Vì kết quả nó sẽ giống nhau.

Cả 2 đều đưa bạn đến giao diện yêu cầu bạn nhập thông tin tài khoản email và mật khẩu. Bạn phải chấp nhận quyền cho Outlook truy cập để gửi và nhận email.

Sau một vài giây Outlook sẽ thay bạn cấu hình tự động và thông báo đã hoàn thành.

Bạn vào File, chọn Account Setting, rồi chọn tab Email hoặc tab Data File, bạn sẽ thấy nơi lưu mặc định của file data email .ost như sau: 

Đây là địa chỉ lưu cố định, bạn hoàn toàn không thể thay đổi, hoặc di chuyển file đến nơi khác. Điều này dẫn đến nhược điểm là file này càng ngày càng lớn, và ổ đĩa C của bạn dễ bị đầy.

Bạn nào muốn tìm hiểu sâu về các thông số mà Outlook đã cấu hình tự động thế nào thì có thể xem bài viết sau, vì bài viết trên đã quá dài rồi:

rên đây là bài viết hướng dẫn cách cài đặt, thêm tài khoản Gmail vào Outlook đơn giản, dễ dàng nhất. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp những thông tin bổ ích để bạn sử dụng ứng dụng này hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!